In un approccio sistematizzato al problema della gestione dell'informazione si affrontano le seguenti fasi:
- Identificazione degli utenti di back-end e dei relativi ruoli di produzione o fruizione dell'informazione
- Assegnazione di responsabilità e permessi a differenti categorie di utenti per distinti tipi di contenuti (in un progetto complesso il prodotto finito non è frutto del lavoro del singolo, che pertanto non ha possibilità o esigenza di intervenire in tutti gli ambiti)
- Definizione delle attività di workflow, cioè formalizzazione di un percorso per l'assemblaggio del prodotto finale che, in quanto frutto di produzione frammentaria, deve acquisire la sua unitarietà sottostando a opportune procedure di supervisione. Più prosaicamente, per poter rendere efficiente la comunicazione tra i vari livelli della gerarchia, è necessaria un'infrastruttura di messaggistica, con la quale i gestori del contenuto possono ricevere notifica degli avvenuti aggiornamenti.
- Tracciamento e gestione delle versioni del contenuto
- Pubblicazione del contenuto
- Definizione del palinsesto editoriale